Scoppia l’epidemia (di lì a poco tramutatasi in pandemia) e, in poco più di due settimane, secondo le stime del Ministero del Lavoro, l’emergenza nuovo Coronavirus costringe oltre 554 mila professionisti a lavorare continuativamente e per la prima volta da casa.
Prima del confinamento imposto dal Governo Conte, i numeri italiani erano notevolmente inferiori, soprattutto se confrontati con quelli di altri paesi europei. Qui, ad esempio, nella fase precedente al contagio, secondo fonti autorevoli si registravano percentuali più alte di lavoratori attivi da casa, con punte tra l’8,6% (Germania), il 16,6% (Francia) e il 20,2% (Regno Unito). In Italia, prima del lockdown, soltanto il 2% dei professionisti operava dal proprio domicilio o residenza. Con il trascorrere delle settimane, però, i numeri sono cresciuti e, ad oggi, una importante fetta della nostra popolazione – dipendenti e collaboratori di aziende di piccole, medie e grandi dimensioni – vive sulla propria pelle benefici e svantaggi di questa “nuova” modalità di lavoro, cosiddetta agile.
Inizia così il capitolo di un libro che non avremmo mai voluto leggere ma da cui possiamo di certo apprendere qualche insegnamento, accogliendo ciò che di “buono” o “positivo” ne è scaturito.
Come vincere sedentarietà fisica e potenzialmente anche mentale
Seppur impegnati nel trantran professionale, tra le quattro mura casalinghe, molti di noi talvolta avvertono un sorta di “nostalgia” del percorso che occorreva fare per recarsi in ufficio e, viceversa, per rientrare a casa. Pochi metri o lunghe distanze che, nel migliore dei casi, ci permettevano di muoverci, anche quando non fisicamente (ad esempio nei tragitti in auto o coi mezzi), almeno con la mente. Ora, isolati e confinati in spazi ridotti, corriamo il rischio di sentirci come dei topini in gabbia. Perciò è importante stabilire delle routine quotidiane che ci permettano di svolgere al meglio i nostri compiti lavorativi, pur non tralasciando aspetti “positivi” di questa quarantena forzata. È essenziale, ad esempio, ritagliarsi momenti per l’attività motoria: non il semplice muoversi o fare sforzi fisici ma vere e proprie sessioni di allenamento. Ripetere esercizi, aumentandone di volta in volta la difficoltà, è utile per l’intero organismo, in primis cuore e mente. Contro sedentarietà e pigrizia, esistono numerose applicazioni disponibili per tutti i device; per ogni tipo di utente vi è di sicuro una disciplina che faccia al caso suo: tra yoga, zumba, aerobica, potenziamento muscolare, stretching e work out, vi è solo l’imbarazzo della scelta. Allo stesso modo, per tenere viva la curiosità e l’immaginazione vi sono innumerevoli risorse gratuite a disposizione di chi desidera impiegare il proprio tempo libero in maniera fruttuosa e creativa. Accedere a contenuti digitali di vario tipo, visitare mostre interattive o virtuali, scaricare film, musica, game, partecipare a webinar e seminari … ce n’è per tutti i gusti. Si sa, lo svago sano può nutrire la mente piacevolmente con effetti a catena anche sulla nostra produttività lavorativa.
Grazie allo smart working vi sono indubbi vantaggi, sia per i lavoratori che per le aziende in cui questi operano. In Italia, sono moltissime le società che repentinamente si sono dovute adattare alle nuove normative in vigore a causa della diffusione capillare del Covid-19 che, al 16 aprile 2020, contava oltre 2 milioni di casi nel mondo, di cui 1 milione solo in Europa (fonte Ministero della Salute).
Tra le prime realtà ad agire per controbilanciare l’impatto della crisi da virus, vi è SG Company, società di comunicazione integrata, Live & Digital, con sede a Milano, ed oltre 150 tra dipendenti e collaboratori. Il Gruppo, guidato dal Ceo & Chairman, Davide Verdesca, è quotato in Borsa Italiana, sul segmento AIM Italia.
Come afferma Silvia Mazzoni, HR Manager di SG Company: “Il lavoro agile non rappresenta una novità per SG Company. Questa modalità organizzativa era in essere dal 2019 grazie a un progetto pilota che coinvolgeva espressamente la forza vendita del Gruppo. Oggi, a seguito alle disposizioni ministeriali, il processo riguarda tutto il personale. Grazie all’impegno di ciascun dipendente, abbiamo fatto di necessità virtù, creando quella che a tutti gli effetti si presenta come una community digitale. Ad esempio, le diverse unit della Company si danno appuntamento online all’inizio di ogni settimana durante i kick off aziendali in cui ogni membro dei singoli team procede con un allineamento del business da gestire. La Direzione HR ha mantenuto l’incontro che teneva il giovedì di ogni settimana in Ufficio con l’obiettivo di rispondere ad eventuali domande da parte dei dipendenti. Gli incontri ora sono su Teams! Risorse più creative hanno poi lanciato altre idee come la condivisione del rito quotidiano per eccellenza: il caffè. Il Team di Sinergie MICE, si ritrova ogni mattina alle 9.30 su Teams per un primo confronto e un caffè in compagnia, anche se solo virtualmente”.
Soluzioni per incentivare e accrescere, per quanto possibile, il benessere psico-fisico dei propri collaboratori esistono e possono fare la differenza anche nell’aumentare il senso di appartenenza aziendale, il senso di committment e trust dei lavoratori. Se direttamente coinvolti – attraverso percorsi di formazione interna e grazie alla condivisione di contenuti utili via chat e social – e puntualmente informati sulle attività in corso e sui piani di gestione dell’emergenza curati dai vertici, i dipendenti possono sentirsi ancor più parte di un unico sistema. Quando gli obiettivi principali sono chiari e precisi, i professionisti possono cooperare affinché, insieme, si raggiungano i risultati prefissati: maggiore coinvolgimento significa maggiore motivazione per il singolo e, per la società, maggiore produttività. Intendendo metaforicamente un’azienda come un essere vivente, la salute, nel senso di condizione di efficienza dell’organismo, dipende moltissimo dal benessere percepito da ciascun componente, ossia ogni risorsa umana.
Spiega Mazzoni: “Ancora oggi, al centro del nostro lavoro quotidiano ci sono i nostri dipendenti e collaboratori: è per loro e per il loro benessere che valutiamo singole criticità e troviamo soluzioni adeguate, anche in un contesto di crisi. In accordo con la Corporate Communication Manager, Francesca Passoni, abbiamo istituito ad esempio degli appuntamenti fissi, ma facoltativi, per riunire virtualmente le nostre risorse: ogni settimana programmiamo webinar di progress in cui ciascuna Unit o Team di progetto racconta agli altri partecipanti online cosa e come sta realizzando task e work durante la quarantena. Il messaggio tra le righe è “ci hanno detto di stare a casa, non di restare fermi”.
E la creatività, si sa, è contagiosa. Le parole chiave possono quindi essere far fronte comune, facendo rete: condividere risultati, difficoltà, soluzioni immaginate e, poi, applicate concretamente funge da stimolo per tutti e, in un certo senso, colma quel vuoto creatosi a causa dell’impossibilità di incontrarsi fisicamente. Anche se costretti ai domiciliari, se ben guidati, i lavoratori possono trarre il meglio dallo smart working.
E nei momenti off dal lavoro, come si organizzano le società per rafforzare ulteriormente il senso di comunità aziendale? La società di Corso Monforte, a Milano, ha dato alla luce “Qui Tutti”, un thread su Teams dove ognuno può condividere risorse interessanti per la collettività e suggerire input di ogni genere e forma, dalla musica all’arte, dall’attualità alla meditazione.
Come prevenire potenziali rischi da eccesso di lavoro
Stress da lavoro o burnout: nessuna attività professionale ne è immune. In questi giorni di smart working, dietro ai numerosi vantaggi evidenziati si celano possibili trappole per il nostro benessere. Innanzi tutto, smart working o lavoro agile non significa “lavorare da casa” bensì costituisce l’opportunità di svolgere la propria professione senza vincoli di orario e/o di luogo fisico. In questa fase estremamente inedita e particolare, il rischio per la nostra salute talvolta è dietro l’angolo: ad esempio, non seguire orari precisi nello svolgimento dei propri compiti, o magari l’assenza di indicazioni chiare su cosa ci si aspetta da noi, può indurci in stati di confusione mentale, poca concentrazione, carenza di energie e demotivazione. Diviene fondamentale, perciò, programmare le ore dedicate al lavoro, stando ben attenti a non sforare. Anche la legislazione in materia di lavoro agile (l. 81/2017) tutela il lavoratore, prevedendo il “diritto alla disconnessione” che si intende come il diritto per il lavoratore di non essere costantemente reperibile, ossia la libertà di non rispondere alle comunicazioni di lavoro durante il periodo di riposo, senza che questo comprometta la sua situazione lavorativa. Un buon programma di lavoro prevedrà quindi delle pause regolari e confinerà i compiti entro determinate fasce orarie. Raggiunto il limite orario, anche il lavoratore “flessibile” ha il diritto di “staccare la spina” e rendersi irreperibile. Come monitorare allora l’esecuzione dei diversi compiti da parte dei propri dipendenti? Per alcune aziende la prospettiva da cui osservare questo aspetto è diametralmente opposta.
“In SG Company non crediamo nella strategia del controllo. Al contrario, ci affidiamo totalmente alla volontà e al senso di responsabilità del singolo. I risultati, poi, parlano da soli e dimostrano, anche se non ce ne sarebbe bisogno, che ogni lavoratore ha un forte senso del dovere, del proprio compito e del proprio ruolo all’interno della Company. Riponiamo estrema fiducia nei nostri dipendenti e loro, a loro volta, la ripongono in noi. Raggiungiamo gli obiettivi aziendali anche senza il costante monitoraggio delle risorse umane. Non c’è la soluzione pronta da applicare, ci sono i tentativi da fare, le criticità da affrontare, le prove sempre più sfidanti che solo un team coeso può vincere. E ci sono metodi per fare tutto questo. Il segreto dell’innovazione e della digital transformation è dare alle persone competenze e metodi che le mettano nelle condizioni di giocare la partita.
Lavorare per obiettivi S.M.A.R.T (acronimo di Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Realistici e a Tempo determinato), investire le proprie risorse di responsabilità commisurate al ruolo e alla seniority, riponendo al contempo in loro la fiducia necessaria perché si instauri un clima sereno e positivo, dà i suoi frutti. Non solo, poter gestire i to do in autonomia permette ai lavoratori di bilanciare al meglio vita professionale e vita privata, a beneficio di lavoro e affetti, per un benessere su ampia scale effettivamente reale e condiviso.
Post Covid-19, da dove ripartire?
Rientrata l’emergenza sarà vitale, per tutti, fare il punto sia su ciò che ha funzionato in questa delicatissima fase sia su ciò che andrebbe invece migliorato – in ottica di smart working.
“Per il post coronavirus, lavoriamo in accordo con i vertici ad un piano di rientro che preveda per tutti la possibilità di sfruttare al meglio modalità di lavoro diverse, tra cui lo smart working. Ci interroghiamo sul vantaggio reale e concreto per tutta la Company di continuare a costruire a partire da qui. Questa emergenza per noi tutti rappresenta una nuova occasione per fare di più e fare meglio. Non si tornerà ad essere come prima e questo rappresenta una opportunità” conclude Mazzoni.
Davide Verdesca, CEO e Chairman di SG Company conclude “Se fino a ieri nel nostro Paese lo smart working sembrava un “mostro” impossibile da affrontare, in questo momento dove è richiesto a tutti di adattarsi rapidamente, lo abbiamo integrato nelle nostre pratiche di business. Il prossimo passo che dovremo compiere è quello di trasformarlo in un vero e proprio stato mentale che ci permetta di lavorare realmente in maniera agile, per progettualità e attraverso una micro managerialità individuale. Oggi diciamo di saper utilizzare lo smart working ma secondo me lo impieghiamo ancora in maniera “artigianale”, dobbiamo cominciare ad esigere una qualità differente, sia in termini di strumenti tecnologicamente avanzati, che nella nostra relazione professionale con essi. Credo che le persone debbano lavorare per obiettivi, per questo identifico nell’approccio “smart” la capacità di ognuno di gestire il tempo a disposizione per raggiungerli.
Inoltre, il momento storico che stiamo vivendo ci ha portato una grande consapevolezza: è importante avere un luogo di rappresentanza, una sede che faccia da “collante” tra tutte le risorse e gli stakeholder, ma con spazi collettivi differenti. Lavoreremo per migliorare l’infrastruttura tecnologica e la gestione autonoma del tempo, condividendo timesheet e flussi (come lo stato avanzamento lavori) di ogni singolo progetto e permettendo ai vari team di lavorarci contemporaneamente, ottimizzando il tempo di tutti.
In SG Company ci concentreremo maggiormente per dare risposte puntuali alle nostre persone e offrire loro gli strumenti per lavorare in modo performante e sereno. Il nostro dipartimento HR si impegnerà ancor di più per dare l’opportunità di gestire le necessità “extra”, anche a livello di budget, che si presentano nella vita – mi viene in mente, ad esempio, la richiesta di avere una babysitter last minute, oppure maggior flessibilità di orari per esigenze personali. L’azienda deve dare la possibilità di gestire un budget, per quanto piccolo, che copra costi straordinari, in questo modo mostriamo reale solidarietà sociale verso le nostre persone.
Attraverso la digitalizzazione le nostre opportunità si moltiplicheranno e ci permetteranno abbattere le barriere della distanza fisica guidandoci in un primo step di internazionalizzazione con la possibilità di avere a bordo talenti residenti in qualsiasi parte del mondo”.
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